Sei doch nicht besteuert! Folgen

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das am 26. September 2024 vom Bundestag verabschiedet wurde, bringt umfangreiche Änderungen zur Reduzierung bürokratischer Lasten in verschiedenen Bereichen des Steuer-, Handels- und Zivilrechts. Im Steuer- und Handelsrecht wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Dies gilt rückwirkend für alle Unterlagen, deren Frist bei Verkündung des Gesetzes noch nicht abgelaufen ist. Auch die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG wurde angepasst. Von der Bürgerbewegung Finanzwende wurde die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen scharf kritisiert. Insbesondere bei komplexen Steuerdelikten wie Cum-Ex- und Cum-Cum-Geschäften könnten Beweismittel verloren gehen. Daraufhin wurde eine Sonderregelung eingeführt, um die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Unternehmen, die der BaFin-Aufsicht unterliegen, um ein Jahr zu verzögern. Bemerkenswert ist hier auch, dass die strafrechtlichen Verjährungsfristen unberührt bleiben und somit ggf. nach 10 Jahren ein Strafverfahren eröffnet werden könnte, auch wenn die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen schon abgelaufen ist. Im Bereich der Bekanntgabe von Steuerbescheiden bringt § 122a Abs. 1 AO eine wichtige Neuerung. Ab dem 1. Januar 2026 ist keine ausdrückliche Einwilligung des Empfängers für die elektronische Bereitstellung von Verwaltungsakten mehr erforderlich. Stattdessen wird eine Widerspruchslösung eingeführt. Ein Verwaltungsakt gilt dann am vierten Tag nach Bereitstellung als zugestellt, auch wenn er auf dem elektronischen Weg übermittelt wurde. Im Umsatzsteuerrecht wurden die Schwellenwerte für die Pflicht zur monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung von 7.500 EUR auf 9.000 EUR Umsatz angehoben (§ 18 Abs. 2 UStG). Zudem wurde die Bagatellgrenze bei der Differenzbesteuerung nach § 25a Abs. 4 UStG von 500 EUR auf 750 EUR erhöht, um Wiederverkäufer zu entlasten. Auch in anderen Gesetzen wurden mehrere Änderungen vorgenommen. Die Aufhebung des Schriftformerfordernisses in bestimmten Fällen erlaubt es, Gewerberaum-Mietverträge und Arbeitsverträge künftig in Textform (z.B. per E-Mail) abzuschließen. Ausnahmen bestehen weiterhin in Branchen, die besonders von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung betroffen sind, wo der Nachweis in Papierform erforderlich bleibt. Weitere Erleichterungen umfassen die Möglichkeit, öffentliche Versteigerungen künftig online oder in hybrider Form durchzuführen. Zudem entfällt die Meldepflicht bei touristischen Übernachtungen.

Der wachsende Trend zum Homeoffice, in dem mittlerweile 23,5 % der Beschäftigten arbeiten, bringt nicht nur Flexibilität, sondern auch finanzielle Belastungen für Arbeitnehmende mit sich. Diese tragen oft die Kosten für Strom, Heizung, Telefon, Internet und Bürobedarf. Arbeitgeber können jedoch bestimmte Kosten übernehmen und steuerfrei erstatten, beispielsweise bei der Bereitstellung von Arbeitsmitteln wie PC, Schreibtisch, Bürostuhl. Das gilt aber nur, wenn diese Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben. Bei privater Mitnutzung liegt hingegen regelmäßig steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, es sei denn, es handelt sich um Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte, für die eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG möglich ist. Eine pauschale Erstattung von Kosten wie Miete, Strom oder Internet führt immer zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Alternativ können nachgewiesene Betriebskosten, wie etwa Stromkosten, steuerfrei erstattet werden, sofern der Arbeitnehmer diese für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten belegt. Telefonkosten können bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, jedoch maximal 20 Euro im Monat, ohne Einzelnachweis steuerfrei ersetzt werden. Für ein häusliches Arbeitszimmer gilt ab 2023, dass es nur dann steuerlich berücksichtigt werden kann, wenn es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt und es sich um einen abgeschlossenen Raum handelt. Erfüllt das Homeoffice diese Voraussetzung, können entweder die tatsächliche Kosten oder eine Pauschale von 1.260 Euro pro Jahr abgesetzt werden. Alternativ dazu besteht die Möglichkeit, die Homeoffice-Pauschale von 6 Euro pro Tag geltend zu machen, auch ohne ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer. Das gilt z. B. für alle die in einer Arbeitsecke oder am Küchentisch im Home-Office arbeiten. Fahrten vom Homeoffice zum Büro können als Reisekosten abgesetzt werden, wenn keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Das gilt immer dann, wenn ein Mitarbeiter überwiegend im Home-Office arbeitet. Wenn wöchentlich einige Tage im Büro gearbeitet wird, liegt eine solche erste Tätigkeitsstätte am Büro vor. Dann gelten die üblichen Entfernungspauschalen, die jedoch bei der Erstattung steuerpflichtig sind. Bei der Vermietung eines als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber hängt die steuerliche Behandlung davon ab, ob dies im Interesse des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmenden erfolgt. Handelt es sich um eine Vereinbarung im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers, hat die Untervermietung des Arbeitszimmers an den Arbeitgeber Steuervorteile, da die Miete des Arbeitgebers steuerfrei bleieben kann. Ist das Interesse jedoch aufseiten des Arbeitnehmers, gelten die Zahlungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn.

In dieser Episode geht es um die steuerliche Absetzbarkeit von beruflich veranlassten Geschäftsreisen. Kosten für berufliche Reisen können als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn sie klar beruflich bedingt sind. Dazu zählen Reisekosten wie Flüge, Bahnfahrten oder Autofahrten, Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen. Für Letztere gelten feste Pauschbeträge, abhängig von der Dauer der Abwesenheit. Bei Auslandsreisen gibt es zusätzlich länderspezifische Pauschalen. Es ist wichtig, beruflich veranlasste Reisen von privaten Ausgaben zu trennen. Seit einer Entscheidung des Großen Senats des Bundesfinanzhofs im Jahr 2009 ist die Aufteilung gemischt veranlasster Reisen möglich, wenn berufliche und private Anteile klar voneinander abgrenzbar sind. Dies geschieht beispielsweise durch eine anteilige Aufteilung der Reisekosten basierend auf der Anzahl der beruflichen und privaten Tage. Kosten, die auf private Urlaubstage entfallen, sind nicht absetzbar. Der berufliche Anlass der Reise muss nachgewiesen werden, etwa durch ein Reisetagebuch. Bei Auslandsreisen stellt sich oft die Frage nach der klaren Trennung von beruflichen und privaten Zwecken. Ein vollständiger Abzug der Kosten ist möglich, wenn die Reise nahezu ausschließlich beruflich bedingt war. Sollte die Reise verlängert werden, um privat Urlaub zu machen, können die zusätzlichen privaten Kosten nicht abgesetzt werden. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Arzt, der während einer einwöchigen Auslandsreise auch einen mehrtägigen Fachkongress besucht, kann die Kosten für den Kongress und die Übernachtungen an den Kongresstagen absetzen. Flugkosten müssen jedoch anteilig zwischen dem beruflichen und privaten Anteil der Reise aufgeteilt werden. Zusätzlich beleuchten wir Sonderfälle wie Sprachreisen, und Forschungsreisen, bei denen der berufliche Anlass häufig genauer nachgewiesen werden muss. Diese Reisen sind nur dann steuerlich absetzbar, wenn sie spezifisch auf die beruflichen Anforderungen der Person zugeschnitten sind. Zusätzlich sprechen wir über die Fallstricke bei Incentive-Reisen. Diese führen bei den Reisenden ggf. zu steuerpflichtigen Einkünften, wenn keine Pauschalversteuerung vorgenommen wird.